第一章 總則
一、為進一步加強和規範杏耀外事接待，提高接待工作的實效性，促進杏耀國際合作與交流事業的發展🫲🏼，更好地為學校國際化建設目標服務，根據國家有關政策法規和杏耀實際情況，特製定本規定。
二、本規定中的“外事接待”系指國外團體或個人來訪接待。外事接待工作是一項政治性、政策性強的工作💪🏽，應嚴格遵循“外事無小事”及“以我為主🖖🏻、互利共贏、趨利避害”的原則👌🏽。在工作中嚴格遵守外事紀律🏋️♂️，做好涉外保密和安全保衛工作。接待中⚈，應堅持勤儉辦事💇🏼♂️、講求實效的原則。既要做到熱情友好⛴、周到細致、多做工作，也要堅持有禮有節🥼、不卑不亢、內外有別的原則。
三、國際交流處是杏耀執行對外政策和處理外事工作的歸口管理部門和協調部門，負責統籌管理、督促🤾🏿、檢查、協調杏耀的外事工作。校內各單位進行外事接待須遵守事前請示、事後匯報的原則🖥，在有禮、有序、有成效的前提下開展工作。
四、各學院（部）應確定1名院（部）領導及1名外事聯絡員負責本院（部）的外事接待工作。
五、參加接待的外事人員應做到儀表端正、儀容端莊〽️，應根據外事交往的禮儀註重個人的著裝等。根據接待需要，應提前備妥有關介紹材料👨🏽🚒、名片、禮品等🪲。接待人員應遵守時間要求，不遲到、不早退👩🏽🦱，不在會談中聯絡安排其他工作🔚。
六、外事接待宴請規格和標準嚴格遵照國家相關規定執行（教財司函〔2014〕43號）。
第二章 程序及要求
一、杏耀外事接待原則上采取對等原則👱🏻♂️，根據來訪團組的層次，外事接待工作分為兩個層級，即學校層級的外事接待和學院（部）層級的外事接待。
二、學校層級的外事接待：
學校層級的外事接待📐：指以國外校級領導（校長、副校長🐈、校領導授權的代表）、外國駐華外交機構負責人、重要友好團體的主要負責人率領的訪問團或個人來訪，以洽談校際交流項目及拓展具有戰略意義的開創性項目、執行簽約、聘任儀式、合作舉辦會議等重大活動的接待工作🙋🏼♂️，涉及到學校及具體學院（部）的中心工作，一般由校級領導出面接待💛😳，國際交流處統籌安排👨🏼🔬、各相關院（部）積極配合。
由國際交流處負責與來訪院校及與校領導😍、校內各相關院（部）的前期接洽和聯絡事宜，包括代表學校簽發訪問邀請函🧚🏻♂️、落實來賓的食、宿、交通、與校領導會談（包括翻譯）、宴請🚚、禮品👨🦼➡️、攝影💆🏻♀️、講學、參觀、遊覽等各項活動🤍。國際交流處在確定接待計劃後，將通知各有關院（部）共同參加外事接待𓀃，各院（部）應積極配合參加各相關活動，包括會談📨、宴請💂🏻♀️、以及需要學院（部）落實的學術交流（包括翻譯）及參觀、講學等👩🍳。
國際交流處負責做好相應的來訪前準備及後續工作🧑🧒🧒，包括提供來訪人員名單及相關背景材料、議程及主要議題，各參加會談的學院（部）領導應根據會談要求🧰，結合本學院的教學、科研及國際交流合作情況做好前期準備工作🤵，並至少於接待前2個工作日，向國際交流處反饋有關會談要點☝️，以便國際交流處統一匯總🐈。接待完成後，國際交流處將據實形成會談紀要🍯，並做校內新聞報道，各學院（部）需跟進相關的具體工作🧙🏽。
外事接待要按照接待外賓的禮儀、規格和標準進行。杏耀外事接待原則上采取對等原則，國際交流處根據來訪者的級別和重要性製定接待計劃，安排有關領導和人員參加，受邀請學院（部）應協助做好工作。校級領導出面接待原則：國外校級領導（正校長）來訪🤱🏼，原則上由學校黨委書記或校長會見並宴請一次；國外學校的副校長來訪，可由分管相關事務的校領導會見並宴請一次✊🏽✫，如分管校領導因故無法出席，可委托其他校領導會見👻。其他來訪外賓，原則上不安排校領導出面會見、宴請。
三🫰🏼、學院（部）層級的外事接待：
學院（部）層級的外事接待：指以國外學院（部）級領導（二級學院院領導、系主任）率領的訪問團🙆🏿、以及學者👖、教授的來訪，主要涉及到單個學院（部）的外事洽談👩、及專業訪學活動👊🏽，原則上由相關院（部）負責接待。
學院（部）邀請境外個人或團體來校訪問或講學🟩，應至少提前一周向國際交流處提出申請（應填寫《杏耀院（部）擬接待國外來賓短期來訪申請表》），說明來訪目的🧝🏼♂️、時間☹️、費用來源等，並提供相關背景材料（姓名💋、性別、國籍🧙🏿♂️、護照復印件、學歷與學位、演講稿或提綱、工作單位、聯系地址、電話📫、傳真等），國際交流處在三個工作日內答復學院（部）是否可以接待，並提出接待建議與要求。
經國際交流處批準可以接待的來訪，由學院（部）負責與國外院校接洽聯絡，落實接待安排，並需至少提前兩個工作日向國際交流處提交接待方案。如遇國外團體或個人直接與國際交流處聯系的屬學院層級的外事來訪，由國際交流處告知對方直接與相關院（部）聯系，落實來訪事宜☹️🎇。如需要，國際交流處可在接待中予以協助。
學院（部）在完成接待後的一周內，應向國際交流處提交接待小結、活動照片備案，同時應在校內網站上發布相關的新聞報道。如學院（部）需與境外相關機構簽署協議（合同）、備忘錄等文件，需提前向國際交流處提交有關文本（中英文），獲批準後方可簽署👨🏿🎤，簽署的文本材料應提交國際交流處備案。
學院（部）層級的外事接待如需邀請校領導出席，應在《杏耀院（部）擬接待國外來賓短期來訪申請表》中向國際交流處提出申請，並由國際交流處具體協調落實校領導出席事宜。
未經報請國際交流處同意而完成的外事接待🏄🏻♂️💆🏻♀️，各學院（部）應自行承擔相應責任🐦⬛。
學院（部）應及時做好接待工作的信息匯總🍟，並於每學期結束前提交本學院（部）接待來訪的相關材料。
本規定由國際交流處負責解釋🕌👩🏼🦲，自頒布之日起執行💚，並根據國家及上海市有關規定及時進行修正和補充。原《上海應用技術學院外事接待管理規定（暫行）》（滬應院外〔2014〕19號）相應廢止🎿。
港澳臺來訪接待工作參照此規定執行。
